Praxen für den Urlaub vorbereiten und nach Pausen wieder in Betrieb nehmen

So wie in jedem Jahr das Weihnachtsfest überraschend kommt, sind auch die Praxisferien meistens schneller da, als man denkt. Doch man kann vor dem Urlaubsantritt die Praxis nicht einfach wie an jedem gewöhnlichen Feierabend verlassen und zwei Wochen später die Türen wieder aufschließen! Gute Vorbereitung bei der Urlaubsplanung vermeidet Fristprobleme, sichert die Patientenversorgung und ermöglicht einen entspannten Urlaub für alle Praxismitarbeiter*innen. Der folgende Blogbeitrag soll als kurze Übersicht dienen, welche Aufgaben Sie vor der Urlaubszeit nicht vergessen sollten und welche Ihnen danach den Einstieg erleichtern.

So bereiten Sie die Praxis auf den Urlaub vor

Je vorausschauender die Urlaubszeit im Voraus geplant wird, desto entspannter ist der Übergang in den wohlverdienten Urlaub. Um folgende Dinge sollten Sie sich vor dem Urlaubsantritt kümmern:

• Sprechen Sie den Praxisurlaub rechtzeitig mit allen Mitarbeiter*innen ab. Bieten Sie Planungssicherheit, indem Sie den Urlaub zu Beginn des Jahres ansprechen und festlegen und beziehen Sie eventuelle Wünsche und Einwände mit ein.
• Kümmern Sie sich um eine Praxisvertretung für Ihre Patient*innen. Der rechtlich sicherste und meist auch einfachste Weg ist der, sich durch eine*n niedergelassene*n Kolleg*in vertreten zu lassen.
• Informieren Sie Ihre Patient*innen über den Praxisurlaub und die eingesetzte Vertretung. Nutzen Sie hierfür Ihre üblicherweise genutzten Kommunikationskanäle: Handzettel in der Region, Anzeigen, ein Aushang an der Scheibe, Ihre Facebook-Seite, Homepage oder Ihren Google-Eintrag.
• Planen Sie regelmäßige Folgetermine von Patient*innen so ein, dass sie nicht in die Urlaubszeit fallen. Die Abstände können hierfür etwas verkürzt oder verlängert werden - dies muss den Patient*innen aber unbedingt rechtzeitig mitgeteilt werden.
• Halten Sie in den letzten 14 Tagen vor Urlaubsbeginn einige Termine für Patient*innen mit Notfällen frei, ebenso in der ersten Arbeitswoche nach dem Urlaub.
• Besprechen Sie am letzten Tag vor Urlaubsantritt Ihren Anrufbeantworter. Die wichtigen Informationen sind: von wann bis wann sind Sie in Urlaub und wer übernimmt die Vertretung.
• Setzen Sie eventuelle Abonnement-Lieferungen für Zeitungen/Zeitschriften, Blumen o.ä. aus und kümmern Sie sich um den Verbleib der Post.
• Bereiten Sie die letzten verwendeten Medizinprodukte ordnungsgemäß auf.
• Nehmen Sie Behandlungseinheiten und andere wichtige Geräte ordnungsgemäß außer Betrieb. Das bedeutet nicht, dass  Sie das Gerät einfach ausschalten. Zur entsprechenden Außerbetriebnahme gibt der Hersteller wichtige Vorgaben, an die Sie sich halten sollten. Vor allem wasserführende Geräte müssen ordnungsgemäß außer Betrieb gesetzt werden, damit sich keine Biofilme bilden, die später Gesundheitsrisiken darstellen könnten.
• Informieren Sie die Reinigungskraft und vereinbaren Sie ggf. eine Grundreinigung für die Praxis.
• Lassen Sie bei längeren Standzeiten die Ionenaustauscher-Kartuschen austauschen, um Keimbildung zu vermeiden
• Sichten und organisieren Sie die Verbrauchsmaterialien. Informieren Sie sich über Haltbarkeiten und richtige Lagerung der Materialien, prüfen Sie die Lagerbestände und lösen ggf. Bestellungen aus. Sorgen Sie bereits für die erste Arbeitswoche nach dem Urlaub vor.
• Prüfen Sie den Einbruchschutz der Praxis.
• Entnehmen Sie Lebensmittel aus dem Kühlschrank.
• Machen Sie am Abend vor Urlaubsantritt einen Abschlussrundgang durch die Praxis und prüfen, ob alle Fenster geschlossen, die Geräte ausgeschaltet und Sprechzimmer, Wartebereiche und Anmeldung sauber und aufgeräumt sind.

So nehmen Sie die Praxis wieder in Betrieb

Haben Sie vor Ihrem Urlaub alle wichtigen Aufgaben erledigt, können Sie gut erholt, aber auch ohne technische oder organisatorische Probleme in den Praxisalltag einsteigen. Aber auch bei Arbeitsantritt gibt es noch einige wichtige Dinge zu beachten:

• Geräte können nicht einfach wieder eingeschaltet und sofort betrieben werden, sie sollten immer nach Herstellerangaben gestartet werden, um Schäden zu vermeiden.
• Lassen Sie an allen Wasserzapfstellen der Praxis einige Minuten das Wasser laufen.
• Überprüfen Sie alle Funktionen der Geräte, die Sie für den Arbeitsalltag benötigen.
• Schalten Sie den Anrufbeantworter wieder ab bzw. besprechen Sie ihn wieder mit den üblichen Informationen.
• Organisieren Sie die zwischenzeitlich eingetroffenen Informationen, zum Beispiel zu Terminänderungen von Patient*innen.

Und schon ist Ihnen ein entspannter Start in die neue Arbeitswoche gelungen und Sie können wieder voll und ganz für Ihre Patient*innen da sein!

Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team eine entspannte Urlaubszeit und einen ruhigen Wiedereinstieg!

Quellen:
https://henryschein-mag.de/praxismanagement/checkliste-urlaub-zahnarztpraxis/
https://henryschein-mag.de/technischer-service/checkliste-behandlungseinheiten-nach-pausen-in-betrieb-nehmen/
https://www.virchowbund.de/praxisaerzte-blog/praxisurlaub-vorbereiten